Praca zespołowa

Praca zespołowa – Jak zbudować mocny zespół

Rozwijające się firmy przeważnie rozumieją wartość budowania efektywnego zespołu. Jednak czynniki, które składają się na sukces w tym przypadku, są często trudne do zdefiniowania, a strategie budowania efektywnego zespołu mogą być jeszcze trudniejsze do uchwycenia. W tym artykule odpowiemy na pytania:

• Co oznacza dla firmy efektywny (mocny) zespół?
• Co sprawia, że zespół odnosi sukcesy?
• Jak zbudować mocny zespół?

Praca zespołowa – Co oznacza mocny zespół?

Posiadanie dobrego zespołu pracowników wpływa na każdy aspekt firmy. Możesz zatrudnić kandydatów z niezbędnym zestawem umiejętności i wiedzą na dane stanowisko. Jednak nawet najbardziej inteligentne osoby stają się kiepskimi pracownikami, gdy pozostają indywidualnościami i nie mają motywacji do bycia częścią zespołu.

Dobry zespół łączy jednostki, aby wydajnie pracowały nad wspólnymi celami organizacji. Praca w grupie, dzielenie się wiedzą i pomysłami oraz zrozumienie, jak radzą sobie różni pracownicy (mocne, słabe strony itp.) prowadzi do usprawnienia firmy, większej wydajności i większych zysków.

Budowanie dobrego zespołu opiera się na posiadaniu dostępu do ludzi, którzy potrafią pracować w zespole. Dlatego aktualnie osoby, które w sposób naturalny współpracują z innymi, są bardzo poszukiwane na rynku pracy. Analiza LinkedIn wykazała, że praca zespołowa jest trzecią najbardziej pożądaną umiejętnością miękką wśród pracodawców.

Praca zespołowa – zalety posiadania mocnego zespołu

Tworzenie mocnego zespołu będzie wyglądało inaczej w każdej firmie i zależeć będzie od wielu czynników, w tym kultury, branży, wielkości, struktury, celów i innych.

Chociaż zbudowanie takiego zespołu i zachęcanie do efektywnej współpracy mogą wymagać znacznego wysiłku, ostateczne rezultaty są tego warte.

Zalety posiadania dobrego zespołu:

• Kreatywność i generowanie nowych pomysłów
• Większa produktywność
• Wzrost motywacji i morale pracowników
• Obniżenie poziomu stresu
• Transfer wiedzy
• Lepsza elastyczność
• Skuteczne rozwiązywanie konfliktów
• Zaufanie i szacunek wśród członków zespołu
• Co sprawia, że zespół odnosi sukcesy i jest efektywny?

Chociaż każdy zespół jest inny, wśród tych, odnoszących regularne sukcesy można znaleźć wspólne cechy.

Poniżej znajduje się lista cech, którymi charakteryzują się skuteczne zespoły.

1. Komunikacja

Prawdopodobnie,  najważniejszą cechą dobrego zespołu jest komunikacja. Może to przybierać różne formy:

Aspekt organizacyjny – Zespoły muszą komunikować się, aby skutecznie organizować swoje działania. Może to polegać na zapewnieniu dostępności odpowiednich zasobów lub sprzętu, zakończeniu poprzedzających lub powiązanych prac oraz umożliwieniu personelowi terminowego wykonania wysokiej jakości pracy.

Dzielenie się wiedzą – Organizacje rozwijają cenną wiedzę związaną z ich działalnością. Aby sprawnie realizować procesy, doświadczony personel musi przekazywać tę wiedzę innym członkom zespołu.

Burza mózgów – Podczas gdy wiedza wynikająca z doświadczenia określa, w jaki sposób organizacja wcześniej wykonywała zadania, ważne jest, aby firmy pozostały otwarte na nowy sposób działania. Skuteczna komunikacja umożliwia pracownikom przeprowadzanie np. burzy mózgów nad nowymi pomysłami i strategiami, potencjalnie usprawniającymi operacje.

Informacje zwrotne – Innym istotnym rodzajem komunikacji jest konstruktywna informacja zwrotna lub krytyka. Niezależnie od tego, czy chodzi o uczenie nowych pracowników, utrzymywanie wysokiej jakości wyników, dostosowywanie się do nowych procesów czy usuwanie nieefektywności, otwarta i szczera informacja zwrotna pomaga pracownikom lepiej wykonywać swoją pracę. Celem zawsze powinno być doskonalenie zespołu jako całości i krytykowanie działań, a nie poszczególnych osób.

Należy pamiętać, że komunikacja jest procesem dwukierunkowym. Chodzi w równym stopniu o słuchanie, co o mówienie. Dlatego organizacje, które chcą poprawić swoje umiejętności komunikacyjne, powinny rozwinąć umiejętność słuchania i stać się bardziej świadome potrzeb i obaw swoich pracowników.

Badania pokazują (źródło: Pumble.com):

• Większość (86%) niepowodzeń w miejscu pracy wynika z braku efektywnej współpracy i komunikacji.
• Dobrze zbudowane zespoły, które skutecznie się komunikują, mogą zwiększyć produktywność nawet o 25%.
• Silna komunikacja pomaga zatrzymać pracowników, z obrotami 4,5 razy wyższymi w firmach, w których brakuje skutecznej komunikacji w miejscu pracy.

Badania (źródło: shrm.org) przeprowadzone w dużych firmach (100 000 pracowników lub więcej) wykazały, że średnia strata, z powodu nieodpowiedniej komunikacji w zespole, wynosi 62,4 miliona dolarów rocznie .

2. Szacunek

Aby pracownicy dobrze ze sobą współpracowali, muszą szanować się i ufać sobie nawzajem. Nawet silne kanały komunikacji zawodzą, gdy pracownicy nie szanują źródła informacji. Zdrowy szacunek między pracownikami prowadzi do:

• Wzajemnej oceny opinii
• Wzmocnienia współpracy
• Obniżenia poziomu stresu
• Redukcji konfliktów w miejscu pracy
• Satysfakcji z pracy

Niezależnie od tego, czy chodzi o czyjeś osiągnięcia z przeszłości, czy udowodnienie swoich umiejętności poprzez wspólną pracę, szacunek rośnie z czasem.

Nie można lekceważyć znaczenia szacunku w miejscu pracy. Ankieta przeprowadzona przez Georgetown University wśród 20 000 pracowników na całym świecie wykazała, że najbardziej cenionym zachowaniem przywódczym jest szacunek.

3. Różnorodność

Różnorodność w miejscu pracy, zwłaszcza na stanowiskach kierowniczych, jest niezbędnym krokiem w kierunku bardziej sprawiedliwego społeczeństwa. Ponadto ma to również sens biznesowy.

Dobre zespoły składają się z ludzi o szerokim wachlarzu perspektyw i różnych zestawów umiejętności. Istotne jest uwzględnienie różnorodności i budowanie zespołu ludzi z różnych kultur, grup wiekowych, środowisk i przekonań.

Różnorodność i odpowiedni skład zespołu zwiększają kreatywność i usprawniają rozwiązywanie problemów. Ma to na celu stworzenie najlepszego możliwego zespołu, generowanie jak największej wartości z produktu i tworzenia integracyjnego, przyjaznego środowiska pracy.

Budowanie zespołu bez różnorodności prowadzi do zamkniętego podejścia do biznesu. Kiedy wszyscy członkowie zespołu mają podobne doświadczenia życiowe, mogą mieć problem ze zrozumieniem całości, jeśli chodzi o produkt lub określony sposób pracy.

Raport McKinsey, analizujący ponad 1000 dużych firm z 15 krajów na przestrzeni pięciu lat, pokazuje mocne uzasadnienie biznesowe zarówno dla różnorodności płci, jak i różnorodności etnicznej/kulturowej w przywództwie korporacyjnym.

4. Zaangażowanie

Zespół zaangażowany w swoją pracę i zmotywowany do osiągania dobrych wyników oferuje organizacji szereg korzyści, w tym zwiększoną wydajność pracy i produktywność oraz mniejszą rotację pracowników i absencję.

Generowanie zaangażowania wymaga wspólnych celów, które są naprawdę ważne dla pracowników. Mogą oni na przykład, cenić sobie wynik, chcieć mieć wspólną wizję z kierownictwem lub są motywowani w inny sposób (nagroda finansowa / premia, rozwój kariery itp.).

Zaangażowanie pracowników jest ściśle związane z motywacją, entuzjazmem i zaangażowaniem. Zaangażowani pracownicy są wysoce zmotywowani, entuzjastyczni i aktywnie zaangażowani w swoją pracę.

5. Przywództwo

Grupa utalentowanych jednostek będzie miała trudność stworzenia efektywnego zespołu bez silnego przywództwa. Ktoś musi być odpowiedzialny za określanie celów, komunikowanie strategii, motywowanie, organizowanie wszystkich i znajdowanie sposobów na maksymalne wykorzystanie każdego pracownika.

Przywództwo nadaje ton temu, jak pracownicy komunikują się ze sobą, jak działają i dotrzymują terminów oraz określa ogólną dynamikę między członkami zespołu. Wpływowi liderzy są szanowani, obdarzani zaufaniem i pewni swoich umiejętności. Jednocześnie są dobrymi słuchaczami, którzy mogą stale przekazywać i otrzymywać konstruktywne informacje zwrotne. Potrafią oceniać i rozwijać talenty oraz rozumieć, do czego zdolni są pracownicy, często nawet, gdy sami o tym nie wiedzą.

Praca zespołowa – Jak zbudować dobry zespół?

Poniżej znajduje się lista kroków, które mogą pomóc w zbudowaniu dobrego zespołu. Te kroki nie są uniwersalnym podejściem do budowania zespołu. Pomyśl o nich raczej jako o wskazówkach na początek:

1. Zapewnij bezpieczeństwo psychiczne

Bezpieczeństwo psychiczne jest kluczowym czynnikiem związanym z tym, jak jednostka postrzega szerszy zespół i swoje w nim miejsce. Odnosi się do pracowników, którzy czują się bezpiecznie w swojej roli. Wówczas są gotowi do przekazywania nowych pomysłów, zgłaszania wątpliwości, przyznawania się do popełnionych błędów i szczerej komunikacji, bez negatywnych konsekwencji (kara, upokorzenie itp.).

Kiedy pracownicy czują się bezpiecznie, mogą swobodnie wykorzystywać swój potencjał, podejmować rozsądne ryzyko i wyrażać swoje opinie bez obawy o osąd lub zakłopotanie. Bezpieczeństwo psychiczne oznacza, że pracownicy mogą być sobą. Czują się doceniani i szanowani na tyle, aby zawsze być szczerzy, bezpieczni, wiedząc, że ich spostrzeżenia są mile widziane.

Organizacje mogą pomóc w stworzeniu bezpieczeństwa psychicznego na wiele sposobów:

• Tworzenie otwartego środowiska pracy
• Docenianie dobrze wykonanej pracy oraz nowych, innowacyjnych pomysłów
• Wsparcie przejawów pozytywnych cech, nawet jeśli wyniki nie są zadowalające
• Traktowanie członków zespołu jak ludzi i autentyczna troska o ich dobro
• Oferowanie wielu kanałów komunikacji dla pracowników do dzielenia się pomysłami 

Przyznawanie się do błędów i demonstrowanie pożądanego sposobu myślenia

2. Zapewnij poczucie zaufania między członkami zespołu

Pracownicy, którzy są częścią dobrych zespołów, polegają na sobie nawzajem. Ufają, że ich koledzy z drużyny zawsze będą dawać z siebie wszystko w danej sytuacji i starać się pomagać sobie nawzajem, łagodząc stres, gdy np. terminy stają się napięte.

Kiedy pracownicy ufają sobie nawzajem, nie muszą już sprawdzać swojej pracy. Zamiast tego zakładają, że członkowie zespołu zareagują prawidłowo w zależności od przedstawionych im okoliczności i wykonają wysokiej jakości pracę na czas.

Podczas gdy szacunek między nieznajomymi może być generowany dzięki przeszłym osiągnięciom lub osobistym świadectwom, zaufanie na ogół zdobywa się poprzez doświadczenie. Budowa wymaga czasu, a członkowie zespołu poznają się, współpracują i dzielą sukcesami. Zaufanie jest również istotnym elementem tworzenia bezpieczeństwa psychicznego w zespole.

Wskazówki dotyczące budowania zaufania między członkami zespołu obejmują:

• Pociąganie pracowników do odpowiedzialności za ich pracę
• Honorowanie zobowiązań
• Bycie przejrzystym i uczciwym
• Przyznanie się, kiedy pojawiają się błędy
• Efektywna komunikacja
• Ćwiczenia integrujące zespół
• Docenianie zaufanych, długoterminowych relacji w miejscu pracy

3. Wykorzystaj różnorodność i odpowiedni skład zespołu

Zespół składający się z różnorodnych osób, które mogą wykonywać szereg zadań, skutecznie współpracować i maksymalizować zbiorowe wyniki, przyczynia się do sukcesu. Oznacza to gromadzenie ludzi z różnych środowisk, z różnymi doświadczeniami, zestawami umiejętności i wiedzą, a także zapewnia świeże spojrzenie na pracę zespołu i najlepsze sposoby jej wykonywania.

4. Twórz cele w sposób logiczny i przejrzysty

Dobre zespoły wymagają realistycznych celów określających oczekiwane wyniki. Zespół potrzebuje również strategii i jasnej struktury organizacyjnej, aby osiągnąć te cele.

Kiedy pracownicy znają wizję zespołu, mogą opracować pomysły, aby jak najlepiej wykonać swoją część pracy w obrębie większego projektu. Często pracownicy na swoim odcinku pracy, najlepiej znają optymalny sposób jej wykonania. Umożliwienie pracownikom wprowadzania innowacji na drodze do określonego celu może stać się doskonałym narzędziem motywacyjnym. Szczególnie godnym polecenia sposobem na wsparcie wdrożeń innowacji jest system Cluer.

Organizacja może pomóc w zbudowaniu odnoszącego sukcesy zespołu z przejrzystymi celami poprzez:

• Stworzenie kompleksowego biznesplanu, który jest łatwo dostępny dla wszystkich pracowników
• Poznawanie pracowników i dostosowywanie indywidualnych celów w oparciu o ich umiejętności (matryca kompetencji)
• Dostosowanie celów zespołu i celów osobistych do szerszej misji biznesowej
• Przeformułowanie celów, aby miały większą wagę dla różnych członków zespołu
• Słuchanie opinii pracowników i praca nad pozyskaniem ich akceptacji

5. Stwórz poczucie celu i znaczenia

Dobre zespoły potrzebują liderów, którzy potrafią nadać pracy sens, nawet jeśli nie jest to od razu widoczne dla pracowników. Poczucie celu i znaczenia generuje zaangażowanie zespołu, poprawiając etykę pracy i wydajność.

Przywództwo może pomóc pracownikom znaleźć poczucie celu poprzez:

• Zrozumienie indywidualnych motywacji
• Powiązanie pracy i konkretnych wyników z nagrodami (rozwój pracowników, finanse itp.)
• Wykorzystywanie organizacji do działań dobroczynnych (partnerzy charytatywni, inicjatywy ekologiczne itp.)

6. Zachęcaj pracowników do rozwoju

Rozwój pracowników ma kluczowe znaczenie dla efektywnych zespołów. Nawet wysoce zmotywowani pracownicy mogą popaść w stagnację po wielokrotnym powtarzaniu tej samej pracy. Mogą zacząć czuć, że utknęli w rozwoju swojej kariery.

Rozwijający się pracownicy dodają nowe umiejętności do zespołu, pomagając poprawić wydajność, generując motywację i pokazując pracownikom przyszłą ścieżkę kariery.

Wskazówki dotyczące zachęcania do rozwoju pracowników:

• Ułatwianie wspólnego uczenia się i dzielenia się wiedzą między członkami zespołu
• Rotacja ról w zespole w celu zdobycia nowych umiejętności
• Programy mentorskie i coachingowe
• Konferencje i pomoc pracownikom w nauce i wnoszeniu wiedzy zewnętrznej do zespołu

7. Zarządzaj i monitoruj wydajność

Aby zbudować odnoszący sukcesy zespół, musisz zrozumieć każdego członka zespołu oraz to, jak się zachowuje, wchodzi w interakcje i wykonuje swoje role. Zarządzając wydajnością i monitorując ją, kierownictwo może wcześnie identyfikować problemy, dostrzegać utalentowanych pracowników, którzy mogą znajdować np. możliwości usprawnień.

Nowoczesne monitorowanie pracowników obejmuje szereg podejść, m.in.

• Integracje technologii, które dokładnie śledzą informacje
• Ciągłe badanie opini pracowników i ankiety w celu przeglądu współpracy, sprzętu, procesów itp.
• Dostosowane KPI unikalne dla firmy, które najlepiej odzwierciedlają wydajność pracowników
• Samoocena i porównanie w celu zrozumienia osobistych uprzedzeń
• Powiązanie wyników z celami osobistymi i celami organizacji